Diplomare

Central de ajuda

Para que serve cada tela, quem costuma usá-la e o que fazer quando algo não sai como esperado. As duas primeiras entradas são de consulta pública, sem conta nem senha; as demais são do painel administrativo da instituição.

Início

É a primeira tela depois de entrar. Mostra o que pede ação — matrículas prontas e com impedimento, pedidos à espera da sua assinatura, remessas devolvidas, respostas de formandos a revisar, cargas recusadas e diplomados sem histórico —, cada número com o link para a tela já filtrada, e o que esta conta alcança no restante do painel.

Quem pode usar

Qualquer pessoa com conta na instituição chega até aqui assim que confirma a senha e o código do aplicativo autenticador. É a única tela comum a todos; as demais só aparecem na barra lateral para quem tem permissão de leitura sobre aquele assunto.

Passo a passo

Entre com o e-mail institucional e a senha cadastrados pela sua instituição.
Informe o código de seis dígitos gerado pelo aplicativo autenticador no celular.
Em O que pede ação, clique no número que interessa: a tela abre já com o filtro daquele assunto.
Abaixo, confira a lista de telas que aparecem para a sua conta — é exatamente o que ela pode abrir.

Erros comuns

A tela pede o código do aplicativo mesmo já tendo entrado ontem.: O segundo fator é exigido em toda entrada, não só na primeira vez. Abra o aplicativo autenticador no celular e informe o código atual — ele muda a cada trinta segundos.
Um cartão de O que pede ação não aparece para mim, e aparece para um colega.: Cada cartão só aparece para quem pode ler aquele assunto. Peça a permissão ao administrador da instituição em Perfis e permissões.
A barra lateral mostra menos telas do que a pessoa esperava ver.: O que aparece depende do perfil concedido à conta, não de um erro de tela. Peça ao administrador da instituição para conferir as permissões em Perfis e permissões.

Acervo acadêmico

Lista quem está no acervo da instituição — cada diplomado, o curso, o que já tem e o que falta para o diploma sair —, e abre a ficha de cada um.

Quem pode usar

Quem tem leitura em Diplomados. Emitir, anular e excluir exigem as permissões correspondentes, que o administrador da instituição concede em Perfis e permissões.

Passo a passo

Procure pelo nome, nome social ou matrícula, sem se preocupar com acentos, e filtre por curso, situação ou estado dos documentos. São 25 por página.
Clique no nome para abrir a ficha: cadastro, histórico item a item, documentos com estado e código, comprovantes, coleta e o link para a auditoria. Na ficha também se corrige o cadastro e se envia ao diplomado o link do diploma registrado.
Emitir histórico digital e Emitir currículo digital geram esses documentos; Diploma (PDF) e Histórico (PDF) baixam as representações visuais.
Anular este diploma e Anular ou substituir a documentação acadêmica pedem o motivo, entre os seis do leiaute do MEC, e a palavra ANULAR. A confirmação fica no alto da lista, mesmo quando a linha sai do filtro.
Excluir matrícula leva junto o histórico e os comprovantes; Excluir diplomado leva as matrículas. Digite EXCLUIR; Desfazer devolve tudo.

Erros comuns

Um diplomado que deveria estar no acervo não aparece na busca.: Os dados vêm da carga em lote ou da integração. Confira em Carga em lote se a matrícula já foi aplicada ao acervo.
O botão Excluir não aparece em uma matrícula.: Matrícula com documento emitido não vai para a lixeira: o documento se anula. Se o aviso diz que a conta não pode excluir histórico, peça a permissão em Perfis e permissões.
Anular ou substituir a documentação acadêmica não aparece na linha.: Enquanto o diploma da matrícula vale, anule o diploma antes; depois disso a documentação pode ser anulada ou substituída.

Currículos escolares

Mostra a estrutura curricular de cada curso: as disciplinas, a carga horária de cada uma e os pré-requisitos entre elas. É a base do Currículo Escolar Digital, um documento por currículo, o mesmo para todos os alunos que o cursaram.

Quem pode usar

Quem tem permissão de leitura sobre currículos — em geral a secretaria acadêmica ou a coordenação de curso, conforme o perfil que a instituição concedeu a cada conta.

Passo a passo

Abra Currículos escolares na barra lateral.
Escolha o curso para ver as disciplinas cadastradas e a carga horária de cada uma.
Confira os pré-requisitos antes de aprovar uma nova versão do currículo.
Use Emitir currículo digital para gerar o documento do currículo; depois disso a representação visual sai em Currículo (PDF).
Quem tem a permissão de excluir currículos vê Excluir currículo e, na lista de unidades, Excluir unidade. O currículo vai para a lixeira com as unidades dele; é preciso digitar EXCLUIR.

Erros comuns

Uma disciplina do curso está faltando ou com carga horária errada.: A estrutura curricular também entra pela carga em lote. Confira a planilha ou o arquivo enviados em Carga em lote e reenvie a linha corrigida.
O Currículo Escolar de um diplomado saiu diferente do que se esperava.: O documento é montado a partir do que está cadastrado aqui no momento da emissão. Corrija o currículo antes de emitir um documento novo — o já emitido não muda, porque documento assinado é imutável.

Carga em lote

É a porta de entrada dos dados acadêmicos: cursos, matrículas, histórico escolar, currículos e unidades curriculares, por planilha ou por XML no leiaute do MEC. Aqui ficam os modelos das planilhas e o registro de cada carga.

Quem pode usar

Quem tem leitura em Carga em lote confere arquivos e vê as cargas anteriores; aplicar ao acervo exige incluir em Carga em lote. Normalmente é a secretaria acadêmica.

Passo a passo

Baixe o modelo de cada planilha, com o cabeçalho exato e uma linha de exemplo, e preencha sem alterar o nome das colunas.
Escolha as planilhas, ou os XML do leiaute, e use Conferir sem gravar: a tela aponta o arquivo, a linha e a coluna de cada problema, sem gravar nada.
Sem erro, use Aplicar ao acervo. O lote grava inteiro ou não grava nada.
O que o acervo já tem não precisa voltar: as matrículas podem vir depois dos cursos, e o histórico depois das matrículas. Reenviar atualiza sem duplicar; o histórico reenviado substitui os itens da matrícula.

Erros comuns

Um curso foi recusado por faltar um dos dois atos obrigatórios.: Todo curso precisa de duas linhas com o mesmo código: uma para a autorização, outra para o reconhecimento.
Um curso foi recusado por não ter código e-MEC.: Com código no cadastro e-MEC, preencha a coluna do código; sem código, deixe-a em branco e preencha as quatro colunas do processo.
O lote foi recusado por uma linha só, e nada foi gravado.: É de propósito: o lote não entra pela metade. Corrija as linhas apontadas e envie o arquivo inteiro de novo.
A disciplina do histórico foi recusada por falta de docente.: Preencha o docente e a titulação em toda disciplina; havendo mais de um, separe por ponto e vírgula, na mesma ordem nas duas colunas.

Emissão

Mostra quem no acervo já reúne o que é preciso para ter o diploma gerado, e o que falta para os demais. É o ponto de partida do documento — o arquivo XML que, assinado, é o diploma digital em si.

Quem pode usar

Quem tem permissão sobre documentos, normalmente a secretaria acadêmica responsável por conferir a conclusão do curso antes de dar início ao documento.

Passo a passo

Abra Emissão. Os números do alto contam a instituição inteira, e cada um abre a fila filtrada.
Procure pelo nome ou pela matrícula, ou filtre por situação, curso e período da colação. São 50 por página, primeiro o que dá para emitir hoje.
Confira os dados apresentados antes de confirmar: nome, curso, grau e datas de conclusão e colação.
Se a conferência apontar falta de Documentação comprobatória, anexe o PDF/A do documento na própria conferência, em Documentos comprobatórios: escolha o tipo, o arquivo e envie.
Inicie a emissão. O documento segue para a fila de assinaturas, acompanhada em Assinaturas.

Erros comuns

Um diplomado não aparece na lista de quem pode ter o documento emitido.: Falta algum dado obrigatório no acervo dele — data de colação, dados do curso ou do histórico. Confira o registro em Acervo acadêmico e complete pela carga em lote.
O anexo do documento comprobatório foi recusado.: O arquivo precisa ser um PDF de verdade, com até 4 MB, e declarar o padrão PDF/A. Exporte o documento como PDF/A no programa em que ele foi criado, ou digitalize-o em escala de cinza com saída PDF/A, e envie de novo. Renomear a extensão não converte o formato.
A emissão foi confirmada, mas o documento não aparece pronto.: O documento nasce como rascunho e só fica pronto depois de conferido e assinado. Acompanhe o andamento em Assinaturas.

Assinaturas

Mostra quem deve assinatura em cada documento — documentação acadêmica, histórico e currículo —, em que etapa da cadeia ele está e há quanto tempo aguarda. É também onde a pessoa designada assina, em lote, com o certificado digital em nuvem. A ordem das assinaturas é fixa.

Quem pode usar

Quem tem permissão sobre assinaturas acompanha a fila e designa quem assina. Assina a pessoa designada: o representante com o e-CPF dele, a instituição com o e-CNPJ dela. Quem altera os dados da instituição escolhe o prestador do certificado em nuvem.

Passo a passo

Em «Minhas pendências» ficam os pedidos designados a você, 50 por página, o mesmo limite de um lote. Desmarque o que não quer assinar agora.
Clique em assinar os marcados e autorize no aplicativo do prestador do seu certificado. Senha, PIN e chave ficam com o prestador.
De volta à fila, leia o resultado: o que assinou avança, e o pedido que falhou continua na fila com a causa e o que fazer.
Em «Toda a fila», quem administra designa quem assina, grava o prazo, acrescenta representante e avisa a pessoa por e-mail. Os números do alto contam a fila inteira.

Erros comuns

Não aparece o botão de assinar em lote.: O pedido precisa estar designado para a sua conta, e a instituição precisa ter escolhido o prestador na aba «Toda a fila».
O pedido voltou dizendo que a autorização expirou.: A autorização vale poucos minutos. Assine de novo e confirme no aplicativo do prestador logo em seguida.
O pedido voltou dizendo que a etapa anterior não foi concluída.: A etapa só abre quando as anteriores do documento estão assinadas. Aguarde quem foi designado para elas.
O documento foi assinado e o carimbo do tempo ficou pendente.: Use «Carimbar os assinados»: cada clique carimba até cem documentos, e a tela avisa quando ainda restam.

Registro na registradora

Acompanha a documentação acadêmica depois que ela sai da instituição emissora: a remessa à instituição registradora, o protocolo e o retorno — a devolução com o motivo, ou o registro com o livro e o número. Quando a registradora devolve o XML do Diploma, é aqui que ele entra no acervo, com o código de validação que a consulta pública usa.

Quem pode usar

Quem tem permissão sobre o registro prepara, envia e registra o retorno. Publicar o diploma e anular a documentação exigem alterar documentos.

Passo a passo

Em Nova remessa, escolha a documentação acadêmica pronta e a registradora, e prepare a remessa.
Quando o envio sair, registre o protocolo e a data. Se a registradora recebe por arquivo, baixe o Arquivo de lote.
Se a registradora devolver, registre o motivo, corrija o cadastro e use Anular ou substituir: a versão nova segue numa remessa nova.
Se a registradora registrar, envie o XML do Diploma devolvido: a plataforma o confere no schema do MEC e recalcula o código. Depois, publique-o.
As remessas vêm 50 por página. Em Lista de diplomas anulados, baixe os seus anulados; a registradora publica a lista completa.

Erros comuns

A documentação acadêmica não aparece para ser remetida.: Ela só aparece depois de assinada por todos os representantes da emissora e carimbada. Confira o andamento em Assinaturas.
O XML do Diploma foi recusado dizendo que o código não confere.: O código é gerado pela registradora a partir dos dados do diploma; se a conta não fecha, o verificador do MEC também o recusaria. Devolva o arquivo apontando a divergência.
A registradora informou o registro, mas o XML do Diploma ainda não chegou.: Registre o retorno com o livro, o número e a data. Quando o XML chegar, envie-o na mesma remessa: os dados precisam coincidir com os que foram informados.

Remessas recebidas

É a tela da instituição registradora. Aqui chega a documentação acadêmica que as emissoras vinculadas remeteram para registro. Daqui ela devolve a remessa com o motivo, ou registra o Diploma — montado e assinado aqui, ou enviado pronto —, e assina a lista completa de diplomas anulados desta instituição.

Quem pode usar

Contas da instituição registradora com o perfil de registrador. A tela mostra só o que foi remetido a esta instituição; o restante do acervo das emissoras continua fechado.

Passo a passo

Abra a remessa aguardando registro e baixe a documentação acadêmica, ou baixe o Arquivo de lote com todas as que aguardam.
Se houver problema, use Devolver à emissora e escreva o que precisa ser corrigido.
Para registrar aqui, use Montar o Diploma, designe quem assina as etapas 4 e 5 e assine em lote; selado, use Enviar o Diploma assinado à emissora.
O Diploma gerado no sistema de registro desta instituição entra por Enviar Diploma registrado, conferido no schema do MEC, nas assinaturas e no código.
As remessas vêm 50 por página; os números do alto contam todas.
Em Lista de diplomas anulados, gere a lista completa e assine-a pela fila da tela.

Erros comuns

A remessa que a emissora disse ter enviado não aparece.: Ela só aparece depois que a emissora registra o envio, e só se o vínculo entre as duas instituições estiver cadastrado. Peça à emissora que confira a remessa na tela dela.
Montar o Diploma devolve uma lista do que falta.: O Diploma leva o endereço, a mantenedora e o credenciamento desta instituição. Complete o cadastro na tela Instituição e monte de novo.
O Diploma foi recusado dizendo que o código não confere.: O código é recalculado a partir do CPF, do curso, dos CNPJ e do livro. Corrija o dado divergente, assine o Diploma de novo e reenvie o XML.

Auditoria

Registra cada inclusão, alteração e exclusão nos cadastros da instituição: o que mudou, quem fez, de onde, com que navegador, quando, e o valor anterior ao lado do novo. Os eventos não se alteram nem se apagam, e a tela é só leitura: é o histórico que permite reconstituir o que aconteceu com qualquer registro.

Quem pode usar

Quem tem leitura em Auditoria de dados — em geral quem responde pela conformidade da instituição, e não necessariamente quem opera o dia a dia do acervo.

Passo a passo

Abra Auditoria e filtre por área, operação (inclusão, alteração ou exclusão), autor e período. Os eventos vêm do mais recente para o mais antigo, com a paginação no fim.
Cada evento mostra o autor, a origem e o navegador, e a tabela dos campos com o antes e o depois; o que mudou fica destacado.
Da ficha do diplomado, o link para a auditoria abre só as alterações daquela pessoa: matrícula, cadastro, histórico, comprovantes e documentos. O recorte continua ao mudar o período; Limpar filtro o desfaz.

Erros comuns

A busca não traz nenhuma alteração para o período escolhido.: Amplie o período ou troque a área — a ausência de resultado não é falha, só significa que nada mudou naquele recorte.
Uma alteração aparece, mas o valor anterior está em branco.: É uma inclusão: não havia valor anterior a registrar. Confira a operação no selo do evento.
O autor aparece como sem sessão de usuário ou como sistema.: A escrita não veio de uma pessoa no painel: veio da integração por API, de uma rotina agendada ou de manutenção. A origem ao lado diz por onde ela chegou.

Acessos

Mostra cada entrada no painel e cada tentativa recusada — senha, código do aplicativo autenticador, bloqueio por excesso —, feita pelo painel ou direto no serviço de autenticação. Também registra os links de definição de senha, as autorizações de assinatura em nuvem, as respostas da coleta, os convites e a inativação de contas. O que falhou fica destacado.

Quem pode usar

Quem tem leitura em Acessos e tentativas — normalmente quem responde pela segurança das contas da instituição. Quem opera a plataforma vê, em Tentativas sem instituição, as tentativas com e-mail que não pertence a nenhuma instituição.

Passo a passo

Abra Acessos e escolha o período e, se quiser, o evento.
Cada linha mostra o momento, o evento, o e-mail, a origem e o detalhe da recusa em português.
Uma sequência de tentativas recusadas na mesma conta, em pouco tempo, merece contato direto com a pessoa.

Erros comuns

Uma pessoa diz que não conseguiu entrar, mas nada aparece nesta lista.: Fica registrada a tentativa que chegou ao serviço de acesso da plataforma. Um problema antes disso — rede, ou o endereço digitado errado — não gera linha, e a tentativa com e-mail que não é de conta desta instituição não aparece aqui.
Várias tentativas recusadas seguidas na mesma conta.: Depois de oito senhas ou oito códigos recusados na mesma conta em dez minutos, as tentativas seguintes são recusadas até a janela passar, por segurança. Confira com a pessoa se ela está usando a senha e o código corretos.

Instituição

Reúne os dados da instituição emissora que entram em todo diploma digital: nome, código e-MEC, endereço, mantenedora e atos de credenciamento. No alto aparece o que ainda falta para a emissão fechar. Aqui também ficam o brasão, o logotipo, a cor e o cabeçalho da representação impressa, e o vínculo com a instituição registradora.

Quem pode usar

Quem altera Dados da instituição edita quase tudo; o vínculo com a registradora segue as permissões de Vínculo com registradoras. As demais contas só consultam.

Passo a passo

Leia primeiro o quadro do que falta para emitir: cada linha diz o campo, a causa e o que fazer.
Corrija nome, código e-MEC e endereço em Dados cadastrais. Em Mantenedora e atos regulatórios, cadastre a mantenedora e o credenciamento: ato publicado, com tipo, número, data e publicação, ou processo em tramitação no e-MEC.
Em Identidade visual, envie os PNG do brasão e do logotipo e a cor #rrggbb. Em Cabeçalho da folha do diploma, escreva o órgão e o sistema de ensino; vazio, vale o texto padrão.
Em Instituição registradora, informe o CNPJ dela, o canal, a vigência e as políticas do convênio. Se a instituição emite e registra, use Esta instituição registra os próprios diplomas.

Erros comuns

O envio do brasão ou do logotipo foi recusado.: Só PNG é aceito, com até 1 MB e entre 64 e 2000 pixels de lado. Trocar a extensão não converte o formato: exporte a imagem como PNG e envie de novo.
Falta o credenciamento ou a mantenedora, e a tela não deixa editar.: Peça a quem tem a permissão de alterar em Dados da instituição que os cadastre em Mantenedora e atos regulatórios.
O vínculo com a registradora não se exclui.: Vínculo que já levou remessa fica no histórico. Use Encerrar vínculo, com a data do fim do convênio, e cadastre o novo.

Usuários e grupos

Administra as contas da instituição: convida pessoas, concede e revoga perfis, organiza grupos e inativa ou reativa contas. Mostra, para cada conta, se está ativa e se já inscreveu o segundo fator. É o perfil que decide o que cada pessoa vê e faz no painel.

Quem pode usar

Quem tem leitura em Usuários e grupos vê as contas. Conceder perfil, gravar CPF e cargo e inativar exigem alterar; convidar exige incluir e alterar; excluir grupo exige excluir.

Passo a passo

Use Convidar pessoa com nome, e-mail institucional e perfil. A conta nasce sem senha: a pessoa recebe um link de uso único, válido por 7 dias, e escolhe a senha e o segundo fator. Sem e-mail configurado, a tela mostra o link para entregar.
Perfil que assina documentos exige o CPF e o cargo da pessoa: preencha no convite ou em CPF e cargo, na linha da conta.
Quem ainda não entrou mostra Reenviar convite, que gera um link novo.
Para mudar o que uma conta pode fazer, conceda ou revogue perfis na linha dela; o perfil que vem de grupo muda no grupo.
Ao desligar alguém, use Inativar: a sessão aberta cai na hora, e o que a pessoa fez continua na auditoria. Reativar devolve o acesso.

Erros comuns

Uma pessoa recém-cadastrada não vê a tela que deveria ver.: O acesso a cada tela depende dos perfis da conta. Confira os perfis concedidos e o que cada um pode em Perfis e permissões.
O link do convite venceu antes de a pessoa usar.: Use Reenviar convite na linha da conta: o link novo vale 7 dias.
A tela não deixa inativar uma conta.: Ninguém inativa a própria conta, nem a última conta ativa que administra usuários: seria trancar a instituição do lado de fora. Conceda o perfil a outra pessoa antes.

Coleta com o formando

Pede ao próprio formando que confira e complete os dados pessoais que vão no diploma digital e anexe os comprovantes em PDF/A. Cada um recebe um link pessoal, que vale para um envio. O que ele manda não grava sozinho: aparece aqui como resposta pendente, com o que muda em relação ao cadastro, e só a aprovação grava.

Quem pode usar

Vê a tela quem tem a permissão de ler em Coleta com o formando. Gerar convites exige a de incluir; aprovar, recusar e revogar exigem a de alterar. Aprovar também exige alterar em Diplomados e incluir em Diplomas e documentação acadêmica.

Passo a passo

Em Gerar convites, escolha o curso e clique em Mostrar formandos: aparece a turma inteira do curso.
Marque os formandos, ou use Marcar todos, confira o e-mail de quem deve receber o link e escolha a validade: 7, 15 ou 30 dias.
Clique em Gerar convites. Copie os links que não foram por e-mail: eles só aparecem nesse momento.
Quando uma resposta chegar, confira a diferença campo a campo e abra os anexos. Aprovar grava no cadastro; Recusar pede o motivo, que o formando vai ler. A decisão fica registrada no alto da lista.

Erros comuns

O formando diz que o link não abre.: O link vence, vale um envio e deixa de valer quando outro é gerado ou quando é revogado em Convites recentes. Gere um convite novo e entregue o link mais recente.
Um formando não pode ser marcado na turma.: Há resposta dele aguardando revisão. Aprove ou recuse a resposta antes de gerar outro convite.
A aprovação é recusada porque o cadastro mudou depois da resposta.: Recuse a resposta dizendo isso e gere um convite novo: ele já mostra ao formando o cadastro atual.

Lixeira

Guarda o que foi excluído dos cadastros — cursos, atos regulatórios, diplomados, matrículas, históricos, currículos, documentos comprobatórios, grupos e vínculos com registradoras. Excluir não apaga: o registro sai das outras telas e fica aqui, com a data da exclusão, até alguém restaurá-lo. Documento emitido não entra na lixeira; ele se anula no Acervo acadêmico.

Quem pode usar

Vê a lixeira quem tem a permissão de ver a lixeira. Restaurar exige também a permissão de excluir o mesmo tipo de registro — quem pode excluir um grupo pode devolvê-lo.

Passo a passo

Abra Lixeira. Os registros aparecem agrupados pelo tipo, do mais recente para o mais antigo.
Confira a descrição, a data e quem excluiu antes de restaurar. Cada tipo mostra 50 por página, com o total ao lado.
Clique em Restaurar. O registro volta à tela de onde saiu, com os mesmos dados de antes.
Logo depois de excluir um grupo, uma matrícula, um diplomado, um curso ou um currículo, o botão Desfazer faz o mesmo sem precisar vir até aqui.

Erros comuns

A restauração é recusada porque o registro depende de outro que está na lixeira.: Restaure primeiro o registro de que ele depende — o currículo antes da unidade, o diplomado antes da matrícula — e depois este.
A restauração é recusada porque já existe um registro ativo igual.: Alguém criou outro com o mesmo nome depois da exclusão. Renomeie ou exclua o ativo, e restaure em seguida.
A exclusão foi recusada porque há registros ligados a ele.: Um curso com matrículas ou uma matrícula com documento emitido não vai para a lixeira. Exclua antes o que depende dele, ou mantenha o registro.

Integração por API

Administra as credenciais que permitem a um sistema acadêmico externo enviar dados diretamente à plataforma, sem que alguém precise preencher planilha nem clicar em nada.

Quem pode usar

Quem tem permissão de administração de integração — em geral a equipe de tecnologia da instituição, em conjunto com quem opera o sistema acadêmico de origem.

Passo a passo

Abra Integração por API e crie uma credencial nova para o sistema que vai se conectar.
Guarde a credencial em lugar seguro assim que ela é criada: ela não é mostrada de novo por completo depois.
Repasse a credencial ao responsável técnico pelo sistema acadêmico, pelo canal de comunicação da instituição — nunca por mensagem aberta.
Revogue uma credencial assim que ela deixar de ser necessária.
Em Webhooks, cadastre o endereço https que recebe os avisos e os eventos. Copie o segredo na hora: com ele o sistema confere a assinatura de cada aviso.

Erros comuns

Um envio pela integração é recusado sem entrar no acervo.: A causa e a ação sugerida do erro aparecem na resposta que o sistema acadêmico recebe. Repasse essa mensagem ao responsável técnico por ele.
A credencial parou de funcionar de um dia para o outro.: Confira se ela não foi revogada por engano nesta tela. Uma credencial revogada precisa ser substituída por uma nova — ela não volta a funcionar.

Perfis e permissões

Define o que cada perfil de conta pode fazer em cada funcionalidade do painel: ler, incluir, alterar ou excluir. É aqui que se decide o alcance de cada perfil antes de atribuí-lo a uma conta em Usuários e grupos.

Quem pode usar

Quem tem permissão de administração de perfis — normalmente uma única pessoa por instituição, dado o efeito que uma mudança aqui tem sobre todas as contas daquele perfil.

Passo a passo

Abra Perfis e permissões e escolha o perfil que quer conferir ou ajustar.
Para cada funcionalidade, marque o que aquele perfil pode fazer: ler, incluir, alterar ou excluir.
Salve e confira o efeito entrando com uma conta desse perfil, ou pedindo a alguém desse perfil para confirmar.

Erros comuns

Uma pessoa com o perfil certo mesmo assim não vê uma tela.: Confira se o perfil dela tem permissão de leitura marcada para aquela funcionalidade específica — permissão de alterar não substitui a de ler.
Uma mudança de permissão afetou mais gente do que o esperado.: A mudança vale para todas as contas daquele perfil, não só para quem motivou a mudança. Considere criar um perfil novo em vez de ajustar um já usado por várias contas.

Backup e exportação

Mostra o resultado das duas rotinas que cuidam do acervo — a cópia de segurança diária, cifrada e guardada por 30 dias, e a verificação diária do banco — e permite exportar o acervo da instituição em formato aberto, inteiro ou em partes, a qualquer momento.

Quem pode usar

O estado das cópias aparece para quem tem leitura em Backup e disponibilidade — em geral quem administra a instituição e quem fiscaliza o serviço. Exportar exige a permissão de incluir em Exportação do acervo, só do perfil de administração, e cada download fica registrado.

Passo a passo

Abra Backup e exportação. O primeiro quadro mostra a última execução da cópia de segurança e a última concluída; o segundo, a verificação diária do banco.
Para levar uma cópia do acervo, escolha o curso e o período da colação, ou deixe em branco para o acervo inteiro, e use Baixar o acervo agora.
O arquivo ZIP traz as planilhas no mesmo formato da carga em lote, os XML dos documentos, os PDF/A comprobatórios, os recibos de carimbo do tempo, as assinaturas, as remessas e a trilha de auditoria e de acessos, com um LEIA-ME e um manifesto com o SHA-256 de cada arquivo.
Guarde o arquivo em local seguro da instituição: ele leva dado pessoal de cada diplomado.

Erros comuns

A tela avisa que a última cópia concluída tem mais de 24 horas.: A rotina diária falhou ou não rodou. Avise o suporte da plataforma com o horário que a tela mostra.
A exportação é recusada por ser grande demais.: Um pacote tem limite de matrículas e de tamanho, dito abaixo dos campos. Exporte em partes, por curso ou por período da colação.
A conta não vê o estado das cópias de segurança.: Peça ao administrador da instituição a leitura de Backup e disponibilidade, na tela Perfis e permissões.

Disponibilidade

Mostra, mês a mês, quanto tempo a plataforma respondeu. A cada minuto um monitor consulta o endereço de saúde do painel pelo mesmo caminho que o navegador usa e grava a resposta. O relatório soma o mês minuto a minuto e traz a disponibilidade, a maior indisponibilidade contínua e o tempo de resposta mediano.

Quem pode usar

Quem tem leitura em Backup e disponibilidade, em geral quem administra a instituição e quem fiscaliza o serviço. Cadastrar o endereço medido é de quem opera a plataforma.

Passo a passo

Escolha o mês na lista do alto. Os doze últimos ficam à mão; o mês corrente é medido até dois minutos antes de agora.
Leia as duas contas lado a lado. A medida usa só os minutos em que houve consulta; a conservadora conta o minuto sem medição como indisponível. O valor real fica entre as duas.
Confira a maior indisponibilidade contínua e as consultas com falha para saber se houve uma parada longa ou várias curtas.
Para prestar contas do serviço, anote o mês, as duas contas e o período medido, que aparece abaixo dos números.

Erros comuns

A tela diz que nenhum endereço está sendo medido.: O monitor ainda não foi configurado. Quem opera a plataforma cadastra, nesta mesma tela, o endereço de saúde do painel publicado. A medição começa no minuto seguinte, e os meses anteriores ficam sem relatório.
Há muitos minutos sem medição num mês em que ninguém percebeu parada.: O monitor roda dentro do banco de dados: quando o banco para ou é reiniciado, ele para junto. Use a conta conservadora como limite inferior e peça ao suporte da plataforma o registro do que aconteceu no período.
A conta não vê o relatório.: Peça ao administrador da instituição a leitura de Backup e disponibilidade, na tela Perfis e permissões.

Medição do serviço

Conta, mês a mês, os documentos que a plataforma concluiu: Documentação Acadêmica, diploma registrado, Histórico Escolar, Currículo Escolar e Lista de Diplomas Anulados, mais os carimbos do tempo recebidos. Cada documento conta uma vez, no mês em que o último passo da plataforma terminou, e a lista ao lado permite conferir a soma documento a documento.

Quem pode usar

Quem tem leitura em Medição do serviço, em geral quem administra a instituição e quem fiscaliza o serviço. A tela não pede leitura dos documentos.

Passo a passo

Escolha o mês na lista do alto. O mês vai do primeiro ao último dia, em horário de Brasília.
Leia as somas por categoria. Cada cartão diz em que momento o documento conta como concluído e quantos foram anulados depois.
Confira a lista: data e hora, diplomado, curso, código de validação e a situação atual de cada documento.
Baixe a lista em CSV para acompanhar a fatura. O arquivo abre no Excel com os acentos certos.

Erros comuns

Um diploma emitido não aparece no mês.: A Documentação Acadêmica só conta depois da assinatura de arquivamento com o carimbo do tempo; o diploma registrado, quando volta da registradora. Confira em Assinaturas se falta alguma etapa, ou em Registro se a remessa ainda não voltou.
Um documento anulado continua na lista.: É assim de propósito: ele foi concluído naquele mês. A coluna Situação atual mostra a anulação, e a versão corrigida conta no mês em que for concluída.
A conta não vê a medição.: Peça ao administrador da instituição a leitura de Medição do serviço, na tela Perfis e permissões.

Instituições da plataforma

É o console de quem opera a instalação. Lista as instituições com o tamanho de cada uma (contas, matrículas, documentações acadêmicas, diplomas registrados e o último acesso), sem dado de pessoa, e cadastra ou atualiza uma instituição a partir da ficha em JSON: dados e endereço, mantenedora, atos de credenciamento, registradora ou registro dos próprios diplomas, e a primeira conta de administração.

Quem pode usar

Só quem opera a plataforma, com o perfil plataforma. Nenhuma conta de instituição vê esta tela.

Passo a passo

Confira na lista se a instituição já existe: a ficha é reconhecida pelo CNPJ, e repeti-la atualiza em vez de duplicar.
Cole a ficha e clique em Simular. A tela diz cada passo: criar, manter, atualizar ou aviso, e nada é escrito.
Corrija o que a simulação recusar, campo a campo, e simule de novo até o plano estar como deve.
Clique em Aplicar. O convite de primeiro acesso aparece uma vez: copie e entregue só à pessoa, por canal seguro.

Erros comuns

A ficha foi recusada inteira.: A lista diz o campo, a causa e o que fazer. Todo bloco recusa campo desconhecido: confira se não há erro de digitação no nome de algum campo.
O convite se perdeu antes de chegar à pessoa.: Aplique a mesma ficha com Gerar um convite novo marcado: nasce outro convite, e o anterior deixa de valer.

Contatos do site

Reúne as mensagens recebidas pelo formulário público de contato do site, para que a instituição acompanhe e encaminhe cada uma sem depender de uma caixa de e-mail separada. Cada mensagem traz o nome, a instituição e o meio de contato informados por quem escreveu.

Quem pode usar

Quem tem permissão de leitura sobre contatos recebidos pelo site — em geral quem responde por atendimento ou relacionamento na instituição, e não necessariamente quem opera o acervo acadêmico do dia a dia.

Passo a passo

Abra Contatos do site para ver as mensagens recebidas, mais recentes primeiro.
Filtre por situação para separar o que já foi encaminhado do que ainda está pendente.
Abra uma mensagem para ver o texto completo e os dados de contato de quem escreveu.
Marque a mensagem como encaminhada depois de tratá-la, para não confundi-la com o que ainda está pendente.

Erros comuns

Nenhum contato aparece, mesmo sabendo que alguém enviou o formulário.: Confira se o filtro está em "Todos" — o filtro padrão só mostra os pendentes, e um contato já encaminhado some da lista se o filtro estiver restrito.
Uma mensagem foi marcada como encaminhada por engano.: Troque o filtro para "Todos", localize a mensagem e volte a situação dela para pendente. A marcação não apaga o texto original.

Preparar as assinaturas

Deixa a instituição pronta para assinar, antes do primeiro documento: quem assina, o certificado da instituição (e-CNPJ), o prestador de assinatura em nuvem e o certificado de cada pessoa (e-CPF). Cada etapa explica o que pede, a plataforma confere o que foi enviado e, no fim, quem administra confirma o resumo. A confirmação fica registrada com o nome de quem confirmou e a hora.

Quem pode usar

Quem lê os dados da instituição vê a preparação. Enviar certificado, escolher o prestador e confirmar exigem alterar os dados da instituição.

Passo a passo

Em Quem assina, confira nome, CPF e cargo de cada pessoa. Corrija o que faltar em Usuários e grupos.
Em Certificado da instituição, envie a parte pública do e-CNPJ, o arquivo .cer ou .crt. Ele não tem a chave e não pede senha.
Em Prestador em nuvem, escolha onde estão os certificados A3 da instituição e de quem assina.
Em Certificados de quem assina, envie o .cer do e-CPF de cada pessoa.
Em Conferir e confirmar, leia o resumo, marque a caixa de conferência e confirme. O botão só libera sem pendências.

Erros comuns

A tela recusa o arquivo dizendo que ele traz a chave privada.: É um .pfx ou .p12. Não o envie a ninguém: exporte só o certificado, sem a chave, no programa do token ou do cartão, ou no portal do prestador.
O certificado aparece como Não serve.: Leia o motivo no cartão. Os mais comuns são certificado A1, que não serve ao diploma digital, CPF diferente do cadastro e certificado vencido.

Primeiro acesso e recuperação de senha

Leva a pessoa a escolher a própria senha: na primeira entrada de uma conta nova, pelo link que o administrador entrega, e quando ela esquece a senha, pelo link enviado por e-mail. A senha nunca é criada nem vista por outra pessoa. Depois dela vem o segundo fator, o código do aplicativo autenticador, que continua obrigatório.

Quem pode usar

Quem recebeu um link de primeiro acesso, que vale uma vez e por 7 dias, ou pediu a recuperação da senha, cujo link vale uma vez e por pouco tempo.

Passo a passo

Abra o link recebido. No primeiro acesso, a tela mostra de quem é a conta; confira e use Escolher minha senha.
Digite a nova senha, com pelo menos dez caracteres, e repita-a no campo de confirmação.
Cadastre o segundo fator, lendo o QR Code com o aplicativo autenticador, ou informe o código se a conta já tiver um. Sem ele o painel não abre.
Para pedir a recuperação, use "Esqueci minha senha" na tela de entrada e informe o e-mail da conta. A resposta é a mesma exista a conta ou não.

Erros comuns

O link diz que está vencido, já foi usado ou não é válido.: No primeiro acesso, peça um novo link a quem administra os usuários da sua instituição. Na recuperação, peça outro em "Esqueci minha senha": alguns leitores de e-mail abrem esse link antes de você e o gastam; se isso se repetir, copie o endereço e cole no navegador.
O e-mail de recuperação não chegou.: Olhe a caixa de spam e confira se o endereço é o da conta. Se ainda faltar, aguarde alguns minutos e peça de novo, ou procure o administrador da instituição.
Perdi o aplicativo autenticador.: Só o administrador da instituição redefine o segundo fator. Procure-o: a recuperação da senha, sozinha, não o substitui.

Consulta pública de diploma

Confirma a autenticidade de um diploma, histórico escolar ou currículo escolar digital a partir do código impresso nele, sem exigir conta nem identificação de quem consulta. É a mesma conferência que o QR Code do documento abre diretamente, no endereço formado pelo endereço da consulta seguido do código.

Quem pode usar

Qualquer pessoa, sem conta nem senha — um empregador, um cartório, outra instituição de ensino, ou o próprio diplomado.

Passo a passo

Informe o código impresso no diploma, ou leia o QR Code que leva direto a esta página com o código preenchido.
Confira o resultado: diploma ativo, anulado ou código não encontrado, cada um com uma explicação própria.
Se o diploma estiver ativo, baixe o arquivo XML para conferir as assinaturas em qualquer leitor que valide assinatura digital — o XML é o documento; a página é só um resumo dele.
Se precisar da versão para imprimir, baixe a representação visual em PDF, que traz o mesmo código e o QR Code no canto inferior direito.
Um diploma anulado, ou um histórico parcial já substituído, mostra só a situação e a data: os dados deixam de ser exibidos, para preservar a privacidade de quem estudou.

Erros comuns

O código foi digitado e a página diz que não encontrou nada.: Confira caractere por caractere, inclusive os pontos do código. Se continuar sem aparecer, procure a secretaria acadêmica da instituição que emitiu o diploma em papel.
A página diz que o diploma foi anulado.: O registro existe, mas deixou de valer por decisão da instituição registradora. Procure a secretaria acadêmica da instituição emissora para saber a situação atual.
A instituição ainda não tem nenhum diploma digital emitido.: Nenhum código constará até a primeira emissão. Um diploma expedido em papel, antes da adoção do diploma digital, não é conferido por esta página.